合同是企业经营活动的核心载体，规范的合同整理归档不仅是法律合规的基本要求，更是企业风险防控、提质增效的重要保障。为贯彻落实合同管理的制度要求，进一步提升合同管理标准化水平，分享一下学习《合同整理归档规范操作》心得体会。
一、明确合同归档范围，确保完整性
1.归档合同类型
包括但不限于：销售合同、物资采购合同、劳务分包合同、技术服务协议、租赁合同及其他涉及公司权利义务的书面协议。
2.必备附件材料
合同正本及所有修订版本（含扫描件）
合同审批单、招投标文件、技术协议
履约过程中的补充协议、变更签证、验收报告
争议解决相关文件（如律师函、仲裁文书等）
注意：所有合同及附件需确保内容完整、签署盖章齐全，避免遗漏影响后续审计或法律纠纷处置。
二、规范整理流程，强化责任落实
1.分类编号标准化
按内控要求规则统一编号，电子档案与纸质档案编号需一一对应，便于交叉检索。
2.归档时间节点
合同签订后按照内控制度要求时限，由经办部门移交至法律合规部；年度结束，由法律合规部移交至档案室。
3.责任分工
经办部门：负责合同初稿整理、审批流程跟踪及履行资料收集；
法律合规部：负责最终归档、登记造册；
档案室：负责最终保管；
三、严格保管要求，保障安全性
1.纸质档案管理
专用档案室存放，落实防火、防潮、防盗措施；
借阅需填写《档案借阅审批表》，经部门负责人及分管领导签字。
2.保密要求
涉密合同（如军工项目）需单独标注，严格执行国家《保密法》及集团公司相关规定。
四、动态更新与定期检查
1.建立合同台账
法律合规部需实时更新电子台账，记录合同状态，确保信息实时可查。
2.年度专项审计
配合集团公司审计部开展合同归档专项检查，对发现问题限期整改。
五、常见问题警示与案例分享
1.问题警示
案例1：某项目因未归档补充协议，导致结算争议时无法举证，造成经济损失；
案例2：员工私自复印合同外传，引发商业秘密泄露风险。
2.优秀实践
使用OCR技术快速识别合同关键信息，提升检索效率。
规范的合同整理归档是企业合规经营的“基石”，更是防范风险的“防火墙”。要以高度的责任感落实本规范，将合同管理融入日常工作的每一个环节，为公司高质量发展保驾护航！
（通讯员：中铁建电气化局集团轨道交通器材有限公司 法律合规部 李绘霞）
